Regulamin Zlotu

Regulamin Betlejemskiego Zlotu 2020 w Zakopanem

I. Informacje ogólne

  1. Organizatorem Betlejemskiego Zlotu 2020 w Zakopanem – dalej: „Zlot” jest Główna Kwatera Związku Harcerstwa Polskiego.
  2. Zlot to ogólnopolskie spotkanie harcerek i harcerzy.
  3. Uczestnikami Zlotu mogą być wyłącznie członkowie ZHP oraz członkowie drużyn polonijnych, po uzyskaniu zgody sztabu BŚP.
  4. Celem Zlotu jest stworzenie warunków do duchowego rozwoju jego uczestników, przekazanie Betlejemskiego Światła Pokoju uczestnikom Zlotu, przybliżenie harcerzom idei Betlejemskiego Światła Pokoju, szerzenie idei pokoju i służby, upowszechnianie i promowanie wartości takich jak: piękno, dobro, przyjaźń, braterstwo.
  5. Zlot odbędzie się w dniach 11-13 grudnia 2020 r. i z zastrzeżeniem dalszych postanowień niniejszego regulaminu, przeprowadzony zostanie równolegle w dwóch formach:
    • stacjonarnie w Zakopanem
    • online
  6. Do 10 listopada 2020 roku sztab BŚP podejmie decyzję o możliwości realizacji zlotu
    w formie stacjonarnej w Zakopanem w zależności od sytuacji epidemiologicznej
    w kraju.
  7. W przypadku braku możliwości organizacji zlotu stacjonarnie zlot odbędzie się wyłącznie w formule online. Wszystkie zgłoszone patrole zostaną automatycznie przeniesione na zlot w formie online.

II. Zgłoszenia i odpłatność

  1. Zapisy na Zlot odbywają się drogą elektroniczną do 15 listopada 2020 r.
  2. Formularz zgłoszeniowy udostępniony zostanie na stronie www.swiatlo.zhp.pl
  3. Zgłoszenia patrolu powinien dokonywać opiekun patrolu lub koordynator reprezentacji hufca/chorągwi wyłącznie z maila służbowego w domenie ZHP. Zgłoszenia z innych adresów e-mail nie będą przyjmowane.
  4. W Zlocie uczestniczą patrole liczące od 6 do 15 osób oraz pełnoletni opiekun (dotyczy również patroli biorących udział online).
  5. Jako jednoosobowe patrole mogą zgłaszać się samodzielni instruktorzy ZHP.
  6. Procedura zgłoszenia patrolu na Zlot odbywa się w sposób następujący:
    • zgłoszenie patrolu poprzez uzupełnienie elektronicznego formularza,
    • a następnie opłata DSCZ za patrol.
    • Dokonanie czynności, o jakich mowa powyżej, w kolejności innej niż powyżej przedstawiona, stanowi podstawę do odrzucenia zgłoszenia.
  7. Zgłoszenia, za które nie zostanie uiszczona DSCZ w terminie 5 dni od dnia uzupełnienia formularza, o którym mowa w pkt 6 tiret pierwszy, będą anulowane.
  8. Patrole wnoszą dodatkową składkę członkowską zadaniową z tytułu udziału w Zlocie w wysokości:
    • 35 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-24.09.2020 r.)
    • 45 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (25.09-8.10.2020 r.)
    • 55 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (9-29.10.2020 r.)
    • 10 zł w przypadku udziału w zlocie w wersji online
  9. O wysokości składki decyduje termin dokonania przelewu (po uprzednim zgłoszeniu patrolu poprzez formularz), a nie termin dokonania zgłoszenia w formularzu.
  10. Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.
  11. Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew).
  12. W przypadku udziału reprezentacji hufca/chorągwi wpłaty za poszczególne patrole należy dokonywać oddzielnymi przelewami.
  13. Organizator nie zwraca DSCZ w przypadku rezygnacji całego lub części patrolu
    w Zlocie.
  14. W uzasadnionych przypadkach sztab BŚP może wyrazić zgodę na zmianę formy uczestnictwa ze stacjonarnej na online oraz częściowy zwrot DSCZ (pomniejszony o faktycznie poniesione koszty organizacyjne). Każda taka sytuacja będzie rozpatrywana indywidualnie.
  15. W przypadku przekształcenia formy zlotu ze stacjonarnej na online, na zasadach określonych w pkt I.6. powyżej. organizator zwróci stosowną nadpłatę DSCZ:
    – 25 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-24.09.2020 r.)
    – 35 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (25.09-8.10.2020 r.)
    – 45 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (9-15.11.2020 r.)
  16. Chęć udziału w atrakcjach programowych należy zaznaczyć podczas dokonywania zgłoszenia w formularzu zgłoszeniowym. Gry miejskie posiadają limity maksymalnej liczby uczestników, o zakwalifikowaniu decyduje termin zgłoszenia i opłacenia DSCZ.
  17. Szczegółowe informacje o rejestracji na atrakcje programowe będą zamieszczone w formularzu zgłoszeniowym.

III. Obowiązki organizatora i patroli

  1. Patrole samodzielnie zapewniają sobie dojazd na Zlot, zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie, transport po Zakopanem oraz środki ochrony osobistej. Koszty poniesione z tego tytułu nie będą zwracane przez organizatora w jakiejkolwiek części.
  2. W ramach dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej organizator zapewnia:
    • Zlot w Zakopanem: wyprawkę dla patroli (pamiątkowa plakietka, gadżet), prowiant w sobotę, a także możliwość udziału w atrakcjach programowych: czuwaniu modlitewnym, grze miejskiej i koncercie. Dodatkowo w miejscach realizacji programu zapewnione będą środki do dezynfekcji rąk.
    • Zlot w wersji online: pamiątkowa plakietka, możliwość uczestnictwa w transmisjach wybranych punktów programu.
  3. W przypadku organizacji zlotu wyłącznie w formie online program zostanie stosownie zmodyfikowany i opublikowany na stronie swiatlo.zhp.pl z odpowiednim wyprzedzeniem.
  4. Dokumenty wymagane do rejestracji na zlocie w Zakopanem zostaną podane na stronie swiatlo.zhp.pl

IV. Postanowienia końcowe

  1. Wydawanie identyfikatorów i wyprawek odbywa się w Biurze Zlotu w Zakopanem. Godziny otwarcia:
    • piątek, 11 grudnia 2020 r. w godzinach 17:00-19:00;
    • sobota, 12 grudnia 2020 r. w godzinach 8:00-10:00.
  2. Osoby niezapisane na Zlot nie będą mogły brać udziału w elementach programowych. Będzie możliwość wzięcia udziału w niedzielnej Mszy Świętej z przekazaniem Betlejemskiego Światła Pokoju.
  3. Organizatorzy zastrzegają prawo do nanoszenia zmian w regulaminie Betlejemskiego Zlotu.

V. Dane do przelewu

Podajemy do wiadomości numer konta do wpłat za Betlejemski Zlot.

Wpłat należy dokonać maksymalnie do 15.11.2020 
na numer konta: 03 1140 1010 0000 5392 2900 1068

Główna Kwatera ZHP
Konopnickiej 6
00-491 Warszawa

Tytułem: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna

Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.