I. Informacje ogólne
- Organizatorem Betlejemskiego Zlotu 2021 w Zakopanem – dalej: „Zlot” jest Główna Kwatera Związku Harcerstwa Polskiego.
- Betlejemski Zlot to ogólnopolskie spotkanie harcerek i harcerzy.
- Uczestnikami zlotu mogą być wyłącznie członkowie ZHP.
- Celem Zlotu jest stworzenie warunków do duchowego rozwoju uczestników, przekazanie Betlejemskiego Światła Pokoju uczestnikom Zlotu, przybliżenie harcerzom idei Betlejemskiego Światła Pokoju, szerzenie idei pokoju i służby, upowszechnianie i promowanie wartości takich jak: piękno, dobro, przyjaźń, braterstwo.
- Zlot odbędzie się w dniach 10-12 grudnia 2021 r. i z zastrzeżeniem dalszych postanowień niniejszego regulaminu, przeprowadzony zostanie równolegle w dwóch formach:
- stacjonarnie w Zakopanem
- online
II. Zgłoszenia i odpłatność
- Zapisy na Zlot odbywają się drogą elektroniczną do 28 października 2021 r.
- Formularz zgłoszeniowy udostępniony zostanie na stronie www.swiatlo.zhp.pl
- Zgłoszenia patrolu powinien dokonywać opiekun patrolu lub koordynator reprezentacji hufca/chorągwi wyłącznie z maila służbowego w domenie ZHP. Zgłoszenia z innych maili będą anulowane.
- W Zlocie uczestniczą patrole liczące od 9 do 15 osób wraz z pełnoletnim opiekunem (dotyczy również patroli biorących udział online).
- Jako jednoosobowe patrole mogą zgłaszać się samodzielni instruktorzy ZHP.
- Procedura zgłoszenia patrolu na Zlot odbywa się w sposób następujący:
- zgłoszenie patrolu poprzez uzupełnienie elektronicznego formularza,
- opłata DSCZ za patrol.
- Dokonanie czynności, o jakich mowa powyżej, w kolejności innej niż powyżej przedstawiona, stanowi podstawę do odrzucenia zgłoszenia.
- Zgłoszenia, za które nie zostanie uiszczona DSCZ w terminie 5 dni od dnia uzupełnienia formularza, o którym mowa w pkt 6 tiret pierwszy, będą anulowane.
- Patrole wnoszą dodatkową składkę członkowską zadaniową z tytułu udziału w Zlocie w wysokości:
- 40 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-23.09.2021 r.)
- 50 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (24.09 – 7.10.2021 r.)
- 60 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (8-28.10.2021 r.)
- 10 zł w przypadku udziału w zlocie w wersji online (14.09-28.10.2021 r.)
- O wysokości składki decyduje termin dokonania przelewu (po uprzednim zgłoszeniu patrolu poprzez formularz), a nie termin dokonania zgłoszenia w formularzu.
- Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.
- Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew).
- W przypadku udziału reprezentacji hufca/chorągwi wpłaty za poszczególne patrole należy dokonywać oddzielnymi przelewami. Tytuł przelewu: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna lub ID patrolu
- Organizator nie zwraca DSCZ w przypadku rezygnacji całego lub części patrolu w Zlocie.
- W uzasadnionych przypadkach sztab BŚP może wyrazić zgodę na zmianę formy uczestnictwa ze stacjonarnej na online oraz częściowy zwrot DSCZ (pomniejszony o faktycznie poniesione koszty organizacyjne). Każda sytuacja będzie rozpatrywana indywidualnie.
- Chęć udziału w atrakcjach programowych należy zaznaczyć podczas dokonywania zgłoszenia w formularzu zgłoszeniowym. Gry miejskie posiadają limity maksymalnej liczby uczestników, o zakwalifikowaniu decyduje termin zgłoszenia i opłacenia DSCZ.
- Szczegółowe informacje o rejestracji na atrakcje programowe będą zamieszczone w formularzu zgłoszeniowym.
III. Obowiązki organizatora i patroli
- Patrole samodzielnie zapewniają sobie dojazd na Zlot, zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie, transport po Zakopanem oraz środki ochrony osobistej. Koszty poniesione z tego tytułu nie będą zwracane przez organizatora w jakiejkolwiek części.
- W ramach dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej organizator zapewnia:
- Zlot w Zakopanem: wyprawkę dla patroli (pamiątkowy znaczek, gadżet), posiłem w sobotę, a także możliwość udziału w atrakcjach programowych: czuwaniu modlitewnym, grze miejskiej, grze społecznościowej i koncercie. Dodatkowo w miejscach realizacji programu zapewnione będą środki do dezynfekcji rąk.
- Zlot w wersji online: pamiątkowy znaczek, gra online do rozegrania w miejscu zamieszkania, gra społecznościowa, możliwość uczestnictwa w transmisjach wybranych punktów programu.
- Dokumenty wymagane do rejestracji na zlocie w Zakopanem zostaną podane na stronie swiatlo.zhp.pl
IV. Zmiana formy zlotu
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formy zlotu na zlot wyłącznie online, jeśli będzie wymagała tego bieżąca sytuacja epidemiologiczna.
- Decyzję o zmianie formy zlotu sztab BŚP 2021 podejmie maksymalnie do 15 listopada 2021 roku.
- W przypadku przekształcenia formy zlotu ze stacjonarnej na wyłącznie online, na zasadach określonych w pkt IV.1. powyżej, wszystkie zgłoszone patrole na zlot stacjonarny zostaną automatycznie przeniesione na zlot w formie online.
- W przypadku przekształcenia formy zlotu ze stacjonarnej na wyłącznie online, na zasadach określonych w pkt IV.1. powyżej, patrolom zgłoszonym na zlot w formie stacjonarnej organizator zwróci stosowną nadpłatę DSCZ:
- 30 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-23.09.2021 r.)
- 40 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (24.09 – 7.10.2021 r.)
- 50 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (8-28.10.2021 r.)
- W przypadku organizacji zlotu wyłącznie w formie online program zostanie stosownie zmodyfikowany i opublikowany na stronie swiatlo.zhp.pl z odpowiednim wyprzedzeniem.
V. Postanowienia końcowe
- Wydawanie identyfikatorów i wyprawek odbywa się w Biurze Zlotu w Zakopanem. Godziny otwarcia:
- piątek, 10 grudnia 2021 r. w godzinach 17:00-19:00;
- sobota, 11 grudnia 2021 r. w godzinach 8:00-10:00.
- Osoby niezapisane na Zlot nie będą mogły brać udziału w elementach programowych. Będzie możliwość wzięcia udziału w niedzielnej Mszy Świętej z przekazaniem Betlejemskiego Światła Pokoju.
- Organizatorzy zastrzegają prawo do nanoszenia zmian w regulaminie Betlejemskiego Zlotu.
VI. Dane do przelewu
Podajemy do wiadomości numer konta do wpłat za Betlejemski Zlot.
Wpłat należy
dokonać maksymalnie do 28.10.2021 r.
na numer konta: 03 1140 1010 0000 5392 2900 1068
Główna
Kwatera ZHP
Konopnickiej 6
00-491 Warszawa
Tytułem: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna
Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.
UWAGA! Zgodnie z regulaminem Zlotu: pkt. II.12. “Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew)”. W przypadku opłacenia DSCZ z prywatnego konta (np. patrolowego) nie ma możliwości otrzymania faktury na dane hufca/chorągwi!