Regulamin Zlotu

I. Informacje ogólne

  1. Organizatorem Betlejemskiego Zlotu 2021 w Zakopanem – dalej: „Zlot” jest Główna Kwatera Związku Harcerstwa Polskiego.
  2. Betlejemski Zlot to ogólnopolskie spotkanie harcerek i harcerzy.
  3. Uczestnikami zlotu mogą być wyłącznie członkowie ZHP.
  4. Celem Zlotu jest stworzenie warunków do duchowego rozwoju uczestników, przekazanie Betlejemskiego Światła Pokoju uczestnikom Zlotu, przybliżenie harcerzom idei Betlejemskiego Światła Pokoju, szerzenie idei pokoju i służby, upowszechnianie i promowanie wartości takich jak: piękno, dobro, przyjaźń, braterstwo.
  5. Zlot odbędzie się w dniach 10-12 grudnia 2021 r. i z zastrzeżeniem dalszych postanowień niniejszego regulaminu, przeprowadzony zostanie równolegle w dwóch formach:
    1. stacjonarnie w Zakopanem
    2. online

II. Zgłoszenia i odpłatność

  1. Zapisy na Zlot odbywają się drogą elektroniczną do 28 października 2021 r.
  2. Formularz zgłoszeniowy udostępniony zostanie na stronie www.swiatlo.zhp.pl
  3. Zgłoszenia patrolu powinien dokonywać opiekun patrolu lub koordynator reprezentacji hufca/chorągwi wyłącznie z maila służbowego w domenie ZHP. Zgłoszenia z innych maili będą anulowane.
  4. W Zlocie uczestniczą patrole liczące od 9 do 15 osób wraz z pełnoletnim opiekunem (dotyczy również patroli biorących udział online).
  5. Jako jednoosobowe patrole mogą zgłaszać się samodzielni instruktorzy ZHP.
  6. Procedura zgłoszenia patrolu na Zlot odbywa się w sposób następujący:
    1. zgłoszenie patrolu poprzez uzupełnienie elektronicznego formularza,
    2. opłata DSCZ za patrol.
  7. Dokonanie czynności, o jakich mowa powyżej, w kolejności innej niż powyżej przedstawiona, stanowi podstawę do odrzucenia zgłoszenia.
  8. Zgłoszenia, za które nie zostanie uiszczona DSCZ w terminie 5 dni od dnia uzupełnienia formularza, o którym mowa w pkt 6 tiret pierwszy, będą anulowane.
  9. Patrole wnoszą dodatkową składkę członkowską zadaniową z tytułu udziału w Zlocie w wysokości:
    • 40 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-23.09.2021 r.)
    • 50 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (24.09 – 7.10.2021 r.)
    • 60 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (8-28.10.2021 r.)
    • 10 zł w przypadku udziału w zlocie w wersji online (14.09-28.10.2021 r.)
  10. O wysokości składki decyduje termin dokonania przelewu (po uprzednim zgłoszeniu patrolu poprzez formularz), a nie termin dokonania zgłoszenia w formularzu.
  11. Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.
  12. Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew).
  13. W przypadku udziału reprezentacji hufca/chorągwi wpłaty za poszczególne patrole należy dokonywać oddzielnymi przelewami. Tytuł przelewu: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna lub ID patrolu
  14. Organizator nie zwraca DSCZ w przypadku rezygnacji całego lub części patrolu w Zlocie.
  15. W uzasadnionych przypadkach sztab BŚP może wyrazić zgodę na zmianę formy uczestnictwa ze stacjonarnej na online oraz częściowy zwrot DSCZ (pomniejszony o faktycznie poniesione koszty organizacyjne). Każda sytuacja będzie rozpatrywana indywidualnie.
  16. Chęć udziału w atrakcjach programowych należy zaznaczyć podczas dokonywania zgłoszenia w formularzu zgłoszeniowym. Gry miejskie posiadają limity maksymalnej liczby uczestników, o zakwalifikowaniu decyduje termin zgłoszenia i opłacenia DSCZ.
  17. Szczegółowe informacje o rejestracji na atrakcje programowe będą zamieszczone w formularzu zgłoszeniowym.

III.  Obowiązki organizatora i patroli

  1. Patrole samodzielnie zapewniają sobie dojazd na Zlot, zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie, transport po Zakopanem oraz środki ochrony osobistej. Koszty poniesione z tego tytułu nie będą zwracane przez organizatora w jakiejkolwiek części.
  2. W ramach dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej organizator zapewnia:
    1. Zlot w Zakopanem: wyprawkę dla patroli (pamiątkowy znaczek, gadżet), posiłem w sobotę, a także możliwość udziału w atrakcjach programowych: czuwaniu modlitewnym, grze miejskiej, grze społecznościowej i koncercie. Dodatkowo w miejscach realizacji programu zapewnione będą środki do dezynfekcji rąk.
    2. Zlot w wersji online: pamiątkowy znaczek, gra online do rozegrania w miejscu zamieszkania, gra społecznościowa, możliwość uczestnictwa w transmisjach wybranych punktów programu.
  3. Dokumenty wymagane do rejestracji na zlocie w Zakopanem zostaną podane na stronie swiatlo.zhp.pl

IV.  Zmiana formy zlotu

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formy zlotu na zlot wyłącznie online, jeśli będzie wymagała tego bieżąca sytuacja epidemiologiczna.
  2. Decyzję o zmianie formy zlotu sztab BŚP 2021 podejmie maksymalnie do 15 listopada 2021 roku.
  3. W przypadku przekształcenia formy zlotu ze stacjonarnej na wyłącznie online, na zasadach określonych w pkt IV.1. powyżej, wszystkie zgłoszone patrole na zlot stacjonarny zostaną automatycznie przeniesione na zlot w formie online.
  4. W przypadku przekształcenia formy zlotu ze stacjonarnej na wyłącznie online, na zasadach określonych w pkt IV.1. powyżej, patrolom zgłoszonym na zlot w formie stacjonarnej organizator zwróci stosowną nadpłatę DSCZ:
    1. 30 zł w przypadku rejestracji w pierwszej turze (14-23.09.2021 r.)
    2. 40 zł w przypadku rejestracji w drugiej turze (24.09 – 7.10.2021 r.)
    3. 50 zł w przypadku rejestracji w trzeciej turze (8-28.10.2021 r.)
  5. W przypadku organizacji zlotu wyłącznie w formie online program zostanie stosownie zmodyfikowany i opublikowany na stronie swiatlo.zhp.pl z odpowiednim wyprzedzeniem.

V.  Postanowienia końcowe

  1. Wydawanie identyfikatorów i wyprawek odbywa się w Biurze Zlotu w Zakopanem. Godziny otwarcia:
    1. piątek, 10 grudnia 2021 r. w godzinach 17:00-19:00;
    2. sobota, 11 grudnia 2021 r. w godzinach 8:00-10:00.
  2. Osoby niezapisane na Zlot nie będą mogły brać udziału w elementach programowych. Będzie możliwość wzięcia udziału w niedzielnej Mszy Świętej z przekazaniem Betlejemskiego Światła Pokoju.
  3. Organizatorzy zastrzegają prawo do nanoszenia zmian w regulaminie Betlejemskiego Zlotu.

VI. Dane do przelewu

Podajemy do wiadomości numer konta do wpłat za Betlejemski Zlot.

Wpłat należy dokonać maksymalnie do 28.10.2021 r. 
na numer konta: 03 1140 1010 0000 5392 2900 1068

Główna Kwatera ZHP
Konopnickiej 6
00-491 Warszawa

Tytułem: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna

Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, łącznie z opiekunem.

UWAGA! Zgodnie z regulaminem Zlotu: pkt. II.12. “Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew)”. W przypadku opłacenia DSCZ z prywatnego konta (np. patrolowego) nie ma możliwości otrzymania faktury na dane hufca/chorągwi!