Regulamin Zlotu

Regulamin Betlejemskiego Zlotu 2022 w Zakopanem

I. Informacje ogólne

  1. Organizatorem Betlejemskiego Zlotu 2022 w Zakopanem – dalej: „Zlot” jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie – dalej: „ZHP”.
  2. Betlejemski Zlot to ogólnopolskie spotkanie harcerek i harcerzy, będące elementem działalności statutowej prowadzonej przez ZHP.
  3. Uczestnikami Zlotu mogą być wyłącznie członkowie ZHP.
  4. Celem Zlotu jest stworzenie warunków do duchowego rozwoju uczestników, przekazanie Betlejemskiego Światła Pokoju uczestnikom Zlotu, przybliżenie harcerzom idei Betlejemskiego Światła Pokoju, szerzenie idei pokoju i służby, upowszechnianie i promowanie wartości takich jak: piękno, dobro, przyjaźń, braterstwo.
  5. Zlot odbędzie się w dniach 9-11 grudnia 2022 r. z zastrzeżeniem dalszych postanowień niniejszego regulaminu.

II. Zgłoszenia i odpłatność

  1. Zapisy na Zlot odbywają się drogą elektroniczną, w terminie do dnia 30 października 2022 r.
  2. Formularz zgłoszeniowy udostępniony zostanie na stronie www.swiatlo.zhp.pl
  3. Zgłoszenia patrolu powinien dokonywać opiekun patrolu lub koordynator reprezentacji hufca/chorągwi wyłącznie z maila służbowego w domenie ZHP. Zgłoszenia z innych maili będą anulowane.
  4. Zlocie uczestniczą patrole liczące od 6 do 12 osób (w tym pełnoletni opiekun), z zastrzeżeniem pkt 5 poniżej.
  5. Jako jednoosobowe patrole mogą zgłaszać się samodzielni instruktorzy ZHP.
  6. Procedura zgłoszenia patrolu na Zlot odbywa się w sposób następujący:
    a) zgłoszenie patrolu poprzez uzupełnienie elektronicznego formularza,
    b) opłata DSCZ za patrol.
    Dokonanie czynności, o jakich mowa powyżej, w kolejności odwrotnej niż powyżej przedstawiona, stanowi podstawę do odrzucenia zgłoszenia. W takim przypadku wniesiona opłata zostanie zwrócona.
  7. Patrole wnoszą dodatkową składkę członkowską zadaniową z tytułu udziału w Zlocie w wysokości:
    a) 50 zł za osobę w przypadku rejestracji oraz uiszczenia opłaty DSCZ w pierwszej turze (19-30.09.2022 r.)
    b) 60 zł za osobę w przypadku rejestracji oraz uiszczenia opłaty DSCZ w drugiej turze (01.10 – 14.10.2022 r.)
    c) 70 zł za osobę w przypadku rejestracji oraz uiszczenia opłaty DSCZ w trzeciej turze
    (15-30.10.2022 r.)
  8. O wysokości składki decyduje ostatecznie termin wykonania przelewu, tj. data obciążenia rachunku bankowego nadawcy (po uprzednim zgłoszeniu patrolu poprzez formularz), a nie termin dokonania jedynie zgłoszenia w formularzu, tj. zarejestrowanie patrolu we wcześniejszej turze i dokonanie przelewu w czasie obowiązywania kolejnej oznacza konieczność opłacenia odpowiednio wyższej DSCZ.
  9. Zgłoszenia, za które nie zostanie uiszczona DSCZ w terminie ostatecznie do dnia 30 października 2022 r., będą anulowane.
  10. Wpłaty należy dokonywać w jednym przelewie za cały patrol zgłoszony na Zlot, w tym również za opiekuna.
  11. Wpłaty należy dokonywać wyłącznie z konta bankowego jednostki harcerskiej (hufiec/chorągiew).
  12. Niezależnie od ilości patroli, które zostały zgłoszone jako reprezentacja hufca/chorągwi, wpłat za poszczególne patrole należy dokonywać oddzielnymi przelewami.
  13. Tytuł przelewu: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna lub ID patrolu
  14. Organizator nie zwraca DSCZ w przypadku rezygnacji całego lub części patrolu w Zlocie.
  15. Chęć udziału w atrakcjach programowych należy zaznaczyć podczas dokonywania zgłoszenia w formularzu zgłoszeniowym.

III. Obowiązki organizatora i patroli

  1. Patrole samodzielnie zapewniają sobie dojazd na Zlot, zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie, transport po Zakopanem oraz środki ochrony osobistej. Koszty poniesione z tego tytułu nie będą zwracane przez organizatora w jakiejkolwiek części.
  2. W ramach dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej organizator zapewnia: wyprawkę dla patroli (pamiątkowy znaczek, gadżet), posiłek w sobotę, a także możliwość udziału w atrakcjach programowych: czuwaniu modlitewnym, grze miejskiej, programie wieczornym i koncercie.
  3. Dokumenty wymagane do rejestracji na zlocie w Zakopanem zostaną podane na stronie swiatlo.zhp.pl

IV. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania zlotu, jeśli będzie wymagała tego bieżąca sytuacja epidemiczna.
  2. Decyzję o odwołaniu zlotu sztab BŚP 2022 podejmie maksymalnie w terminie do dnia 13 listopada 2022 roku.
  3. W przypadku odwołania zlotu organizator zwróci całą wpłaconą DSCZ.
  4. W przypadku odwołania zlotu sztab zapewni wyłącznie transmisję z ceremonii przekazania światła. Nie będzie realizowany program online, ani nie będą wysyłane wyprawki.
  5. Wydawanie identyfikatorów i wyprawek odbędzie się w Biurze Zlotu w Zakopanem. Godziny otwarcia:
    a. piątek, 9 grudnia 2022 r. w godzinach 17:00-19:00;
    b. sobota, 10 grudnia 2022 r. w godzinach 8:00-10:00.
  6. Osoby niezapisane na Zlot nie będą mogły brać udziału w elementach programowych. Będzie możliwość wzięcia udziału w niedzielnej Mszy Świętej z przekazaniem Betlejemskiego Światła Pokoju.
  7. Organizatorzy zastrzegają prawo do nanoszenia zmian w regulaminie Betlejemskiego Zlotu.

V. Dane do przelewu

Podajemy do wiadomości numer konta do wpłat za Betlejemski Zlot.
Wpłat należy dokonać maksymalnie do 30.10.2022 r.
na numer konta: 03 1140 1010 0000 5392 2900 1068
Główna Kwatera ZHP
Konopnickiej 6
00-491 Warszawa
Tytułem: DSCZ – Zlot Betlejemski + imię i nazwisko opiekuna lub ID patrolu
Wpłaty należy wykonywać za cały patrol zgłoszony na Zlot, także za opiekuna.
1 patrol = 1 przelew
Wysokość DSCZ jest zależna od tury zgłoszeniowej obowiązującej w dniu dokonania przelewu (po uprzednim zgłoszeniu patrolu przez formularz).